Dokumenty urzędowe wystawione za granicą (takie jak akty stanu cywilnego, świadectwa dokumentujące uzyskane wykształcenie, akty notarialne), mogą wymagać dodatkowego uwierzytelnienia w kraju, gdzie zostały wydane, aby mogły być używane i honorowane w Polsce. Najczęściej wymaga się legalizacji lub apostille. W odniesieniu do zagranicznych dokumentów należy je uzyskać w kraju, w którym wystawiono dokument.
Legalizacja
Legalizacja polega na poświadczeniu urzędowego charakteru dokumentu przez organ państwa, w którym dokument został wystawiony. Legalizacji polskich dokumentów dokonuje Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Ma ona postać specjalnej naklejki. W odniesieniu do niektórych dokumentów (np. akty stanu cywilnego), już po zakończeniu procedury w ministerstwie, wymagane jest dodatkowe uwierzytelnienie dokumentu w polskiej placówce dyplomatycznej w kraju, w którym dokument ma zostać użyty. Dopiero wtedy proces legalizacji jest zakończony.
Więcej informacji o legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych
Dokumenty wystawione w państwach, które są stronami konwencji haskiej z 05.10.1961 r. znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych nie wymagają legalizacji. Dokumenty pochodzące z państw stron tej konwencji wymagają jedynie klauzuli apostille.
Wykaz państw- stron Konwencji można sprawdzić na stronie internetowej Haskiej Konferencji Prawa Prywatnego Międzynarodowego, pod adresem: Wykaz państw będących stronami Konwencji Haskiej.
Klauzula apostille
Jest to poświadczenie urzędowego charakteru dokumentu, które należy uzyskać we właściwym urzędzie w państwie, w którym wystawiono dokument. W Polsce klauzula apostille jest nadawana co do zasady przez Ministra Spraw Zagranicznych, ale w przepisach prawa wskazano rodzaje dokumentów, dla których właściwe są inne organy. W odniesieniu do dokumentów wydawanych przez szkoły wyższe, organem właściwym jest Dyrektor Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej (NAWA), a w przypadku szkół artystycznych – Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Dla dokumentów szkolnych właściwymi organami są Minister Edukacji Narodowej albo kurator oświaty właściwy ze względu na siedzibę szkoły, albo dyrektor okręgowej komisji egzaminacyjnej (w zależności od rodzaju dokumentu).
Klauzula apostille ma postać zadrukowanej naklejki. W odniesieniu do niektórych dokumentów przed uzyskaniem apostille wymaga się dodatkowego uwierzytelnienia w Polsce (np. dokumenty sądowe i notarialne – we właściwym sądzie okręgowym).
W państwach, które są stronami Konwencji haskiej z 05.10.1961 r. znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, uzyskanie klauzuli apostille wystarczy do uwierzytelnienia dokumentu (nie jest potrzebne dodatkowe uwierzytelnianie w placówce dyplomatycznej).
Opisane powyżej procedury dotyczą Polski i polskich dokumentów. Dokumenty zagraniczne, muszą zostać uwierzytelnione w zagranicznych urzędach.
Dokumenty wystawione w państwach należących do Unii Europejskiej, które mają być przedstawiane w Polsce nie wymagają legalizacji ani klauzuli apostille.
Już przed przyjazdem do Polski warto sprawdzić procedurę uwierzytelniania dokumentów, którymi mamy zamiar posługiwać się w Polsce oraz uzyskać poświadczenia we właściwych organach w kraju, w którym zostały wydane. Podobnie, planując wyjazd z Polski (np. po ukończeniu studiów), należy sprawdzić procedury, które pozwolą posługiwać się uzyskanym dyplomem czy świadectwem w kraju docelowym.
Podstawa prawna:
Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938)
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (Dz. Urz. UE „L” nr 200 z dn. 26.7.2016, str. 1).
Ustawa z dnia 7 lipca 2017 r. o Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej (tj. Dz.U. z 2023 r. 843).
Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 r. poz. 1571, 1871, 1897).
Ustawa z dnia 22 marca 1989 r. o rzemiośle (Dz. U. z 2020 r. poz. 2159).
Ustawa z dnia 30 maja 1989 r. o izbach gospodarczych (Dz. U. z 2019 r. poz. 579).
Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków ( Dz.U. 2023 poz. 1120, 2653)
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 16 kwietnia 2020 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków publicznych szkół i placówek artystycznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 813, z 2022 poz. 900, 1217).
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2002 r. w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1657, z Dz.U. 2019 poz. 2398, z 2022 poz. 1342)
Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie egzaminu czeladniczego, egzaminu mistrzowskiego oraz egzaminu sprawdzającego, przeprowadzanych przez komisje egzaminacyjne izb rzemieślniczych (Dz. U. z 2017 poz. 89, 1607. Z 2019 poz. 2468, z 2024 poz. 600)
Informacje aktualne na dzień: .
Zespół redakcyjny portalu dokłada wszelkich starań, aby prezentowane treści były zgodne z przepisami prawa, aktualne (na dzień publikacji, wskazany na każdej podstronie) i przydatne dla użytkowników. Zastrzegamy, że treści zamieszczone w portalu mają charakter wyłącznie informacyjny i jedynie ogólnie przedstawiają istotę poruszanych zagadnień. Nie stanowią porad czy opinii prawnych w indywidualnych sprawach i nie powinny być jedyną podstawą decyzji w kwestii rozwiązania konkretnych problemów prawnych. W celu uzyskania indywidualnej pomocy prawnej niezbędne jest zasięgnięcie porady u wykwalifikowanych podmiotów.