Gli atti pubblici rilasciati all’estero (come documenti di stato civile, certificati che attestano l’istruzione conseguita, atti notarili) possono richiedere un’ulteriore autenticazione nel Paese in cui sono stati rilasciati per essere utilizzati e onorati in Polonia. Il più delle volte è richiesta la legalizzazione o l’apostille. Per quanto riguarda i documenti stranieri, questi devono essere ottenuti nel Paese in cui il documento è stato rilasciato.
Legalizzazione
La legalizzazione consiste nella certificazione del carattere pubblico di un atto da parte dell’autorità del Paese in cui è stato rilasciato. La legalizzazione dei documenti polacchi viene effettuata dal Ministero degli Affari Esteri. Essa assume la forma di uno speciale adesivo. Per quanto concerne alcuni documenti (per es. documenti di stato civile), una volta completata la procedura presso il ministero, è richiesta un’ulteriore autenticazione del documento presso una rappresentanza diplomatica polacca nel Paese in cui il documento deve essere utilizzato. Solo a questo punto la procedura di legalizzazione può dirsi completata.
Ulteriori informazioni sulla legalizzazione degli atti pubblici stranieri
Non necessitano di legalizzazione i documenti rilasciati nei Paesi che hanno aderito della Convenzione dell’Aia del 05.10.1961 che abolisce l’obbligo di legalizzazione degli atti pubblici stranieri. I documenti provenienti da Paesi che hanno aderito alla Convenzione richiedono solo l’apostille.
È possibile consultare l’elenco dei Paesi che hanno aderito alla Convenzione sul sito web della Conferenza dell’Aia di diritto internazionale privato, al seguente indirizzo: Elenco dei Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aia.
Apostille
Si tratta di una certificazione del carattere pubblico di un atto, che deve essere ottenuta dall’autorità competente del Paese in cui il documento è stato emesso. In Polonia, l’apostille viene rilasciata di regola dal Ministero degli Affari Esteri, ma la legge indica i tipi di documenti per i quali sono competenti altre autorità. Per gli atti rilasciati dalle università, l’autorità competente è il direttore della Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej [Agenzia nazionale per lo scambio accademico] (NAWA) e, nel caso delle scuole d’arte, il Ministro della Cultura e del Patrimonio Nazionale. Per i documenti scolastici, le autorità competenti sono il Ministro dell’Educazione Nazionale o il sovrintendente scolastico competente per la sede della scuola, o il direttore della commissione d’esame distrettuale (a seconda del tipo di documento).
L’apostille si presenta sotto forma di adesivo stampato. Per alcuni documenti in Polonia prima di ottenere l’apostille è richiesta un’ulteriore autenticazione (per es. documenti giudiziari e notarili, presso il tribunale distrettuale competente).
Nei Paesi che hanno aderito alla Convenzione dell’Aia del 05.10.1961 che abolisce l’obbligo di legalizzazione per gli atti pubblici stranieri, ottenere l’apostille è sufficiente per autenticare un documento (non è necessaria un’ulteriore autenticazione presso una rappresentanza diplomatica).
Le procedure sopra descritte valgono per la Polonia e per gli atti polacchi. Gli atti stranieri devono essere certificati presso gli uffici esteri.
I documenti rilasciati nei paesi appartenenti all’Unione europea da presentare in Polonia non richiedono la legalizzazione né l’apostille.
Prima di arrivare in Polonia, è opportuno verificare la procedura di autenticazione dei documenti che si intende utilizzare in Polonia e ottenere la certificazione dalle autorità competenti del Paese in cui sono stati rilasciati. Analogamente, quando si prevede di lasciare la Polonia (per esempio al termine degli studi), è necessario verificare le procedure che consentono di utilizzare il diploma o il certificato ottenuto nel Paese di destinazione.
Base giuridica:
Convenzione che abolisce l’obbligo di legalizzazione degli atti pubblici stranieri, conclusa all’Aia il 5 ottobre 1961 (GU del 2005, n. 112, punto 938)
Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell’Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012 (GU UE “L” n. 200 del 26.7.2016, pag. 1).
Legge del 7 luglio 2017 sull’Agenzia nazionale per lo scambio accademico (GU del 2023, 843).
Legge del 20 luglio 2018 – Legge sull’istruzione superiore e la scienza (GU del 2024, punti 1571).
Legge del 22 marzo 1989 sull’artigianato (GU del 2020, punto 2159).
La legge del 30 maggio 1989 sulle camere di commercio (GU del 2019, punto 579).
Regolamento del Ministero dell’Educazione e della Scienza del 7 giugno 2023 sui certificati, i diplomi statali e altri stampati (GU del 2023, punto 1120).
Regolamento del Ministero della Cultura e del Patrimonio Nazionale del 16 aprile 2020 sui certificati, i diplomi statali e altri stampati delle scuole pubbliche e degli istituti d’arte (GU del 2020, punto 813, del 2022, punto. 900, 1217).
Regolamento del Ministero della Giustizia del 28 gennaio 2002 sulle attività dettagliate dei tribunali nei procedimenti civili e penali internazionali nelle relazioni internazionali (GU del 2014, punto 1657, GU del 2019, punto 2398, del 2022, punto 1342).
Regolamento del Ministero dell’Educazione Nazionale del 10 gennaio 2017 sull’esame di apprendista, l’esame di maestro e l’esame di verifica condotto dalle commissioni d’esame delle camere dell’artigianato (GU del 2017, punti 89, 1607, del 2019, punto 2468, del 2024, punto 600).
Informazioni aggiornate al: .
La redazione del portale compie ogni sforzo affinché i contenuti presentati siano conformi alla legge, aggiornati (alla data di pubblicazione, indicata in ogni sottopagina) e utili agli utenti. Si precisa che i contenuti pubblicati sul portale hanno unicamente scopo informativo e presentano solo una panoramica generale delle questioni affrontate. Non costituiscono consigli o pareri legali sulle singole questioni e non devono essere considerati l’unica base per la risoluzione di specifici problemi legali. Per l’assistenza legale individuale è necessario rivolgersi a soggetti qualificati.