Les documents officiels délivrés à l’étranger (tels que les documents d’état civil, les certificats attestant la formation obtenue, les actes notariés) peuvent nécessiter une authentification supplémentaire dans le pays où ils ont été délivrés afin d’être utilisés et honorés en Pologne. Le plus souvent, la légalisation ou l’apostille est requise. En ce qui concerne les documents étrangers, ils doivent être obtenus dans le pays où le document a été délivré.
Légalisation.
La légalisation consiste à certifier le caractère officiel du document par l’autorité du pays où le document a été délivré. La légalisation des documents polonais est effectuée par le ministère des Affaires étrangères. Il prend la forme d’un autocollant spécial. En ce qui concerne certains documents (par exemple les documents d’état civil), après l’achèvement de la procédure au ministère, une authentification supplémentaire du document est requise auprès de la mission diplomatique polonaise dans le pays où le document doit être utilisé. Ce n’est qu’à ce moment-là que le processus de légalisation est terminé.
Plus d’informations sur la légalisation des documents officiels étrangers
Les documents délivrés dans les pays qui sont parties à la Convention de La Haye du 05.10.1961 supprimant l’obligation de légaliser les documents officiels étrangers ne nécessitent pas de légalisation. Les documents provenant des États parties à la présente Convention ne nécessitent qu’une clause d’apostille.
La liste des États parties à la Convention peut être consultée sur le site Web de la Conférence de La Haye de droit international privé, à l’adresse suivante : Liste des États parties à la Convention de La Haye.
Clause d’apostille
Il s’agit d’un certificat de nature officielle du document, qui doit être obtenu auprès du bureau compétent du pays où le document a été délivré. En Pologne, la clause d’apostille est accordée en principe au Ministère des affaires étrangères, mais la loi indique les types de documents pour lesquels d’autres autorités sont compétentes. En ce qui concerne les documents délivrés par les universités, l’autorité compétente est le directeur de l’Agence nationale pour les échanges académiques (Nawa) et, dans le cas des écoles d’art, le ministre de la Culture et du Patrimoine national. Pour les documents scolaires, les autorités compétentes sont le ministre de l’Éducation nationale ou le conservateur de l’éducation compétent pour le siège de l’école, ou le directeur de la commission d’examen de district (selon le type de document).
La clause d’apostille se présente sous la forme d’un autocollant imprimé. Pour certains documents, une authentification supplémentaire est requise en Pologne avant d’obtenir une apostille (par exemple, les documents judiciaires et notariaux – devant le tribunal de district compétent).
Dans les pays qui sont parties à la Convention de La Haye du 05.10.1961 supprimant l’obligation de légaliser les documents officiels étrangers, l’obtention d’une apostille suffit à authentifier le document (aucune authentification supplémentaire auprès d’une mission diplomatique n’est nécessaire).
Les procédures décrites ci-dessus s’appliquent à la Pologne et aux documents polonais. Les documents étrangers doivent être authentifiés dans les bureaux étrangers.
Les documents délivrés dans les pays appartenant à l’Union européenne pour être présentés en Pologne ne nécessitent pas de légalisation ni de clause d’apostille.
Avant d’arriver en Pologne, il convient de vérifier la procédure d’authentification des documents que nous avons l’intention d’utiliser en Pologne et d’obtenir des certificats auprès des autorités compétentes du pays où ils ont été délivrés. De même, lorsque vous prévoyez de quitter la Pologne (par exemple, après avoir obtenu votre diplôme), il est important de vérifier les procédures qui permettront au diplôme ou au certificat obtenu d’être utilisé dans le pays de destination.
Base juridique :
Convention supprimant l’exigence de légalisation des actes authentiques étrangers, établie à La Haye le 5 octobre 1961 (J O 2011, n 112, point 938)
Règlement (UE) 2016/1191 du Parlement européen et du Conseil du 6 juillet 2016 visant à promouvoir la libre circulation des citoyens en simplifiant les exigences relatives à la présentation de certains documents officiels dans l’Union européenne et modifiant le règlement (UE) n ° 1024/2012 (J O UE « L » n ° 200 du 26/7/2016, p. 1).
La loi du 7 juillet 2017 sur l’Agence nationale pour les échanges académiques ( JO 2023, 843).
La loi du 20 juillet 2018 Loi sur l’enseignement supérieur et les sciences ( J O 2024, point 1571).
Loi du 22 mars 1989 sur l’artisanat (J O 2020, point 2159).
La loi du 30 mai 1989 sur les chambres de commerce (J O 2019, point 579).
Arrêté du ministre de l’éducation et des sciences du 7 juin 2023 sur les certificats, diplômes d’État et autres imprimés (JO 2023, point 1120)
Arrêté du ministre de la culture et du patrimoine national du 16 avril 2020 sur les certificats, diplômes d’État et autres estampes des écoles publiques et des institutions artistiques (J O 2020, point 813, de 2022, point 900, 1217).
Règlement du Ministre de la Justice du 28 janvier 2002 sur les activités détaillées des juridictions dans les affaires relevant du domaine des procédures civiles et pénales internationales en relations internationales (J O 2014, point 1657, du JO 2019, point 2398, de 2022, point 1342)
Règlement du Ministre de l’Education Nationale du 10 janvier 2017 sur l’examen d’apprentissage, l’examen de master et l’examen d’examen effectués par les commissions d’examen des chambres des métiers (J O 2017, point 89, 1607. O 2019, point 2468, de 2024, point 600)
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