Los documentos oficiales emitidos en el extranjero (como los documentos de estado civil, los certificados que documentan la educación obtenida o los certificados notariales) pueden requerir una autentificación adicional en el país donde se emitieron para ser utilizados y reconocidos en Polonia. La mayoría de las veces, se requiere una legalización o apostilla. Con respecto a los documentos extranjeros, debe obtenerse en el país donde se emitió el documento.
Llegalización
La legalización consiste en la certificación del carácter oficial de un documento por parte de la autoridad del país donde se emitió el documento. La legalización de documentos polacos la lleva a cabo el Ministerio de Asuntos Exteriores. Adopta la forma de una pegatina especial. Para ciertos documentos (p. ej., documentos de estado civil), después de completar el procedimiento en el ministerio, se requiere una autentificación adicional del documento en la misión diplomática polaca en el país donde se utilizará el documento. Solo entonces se completa el proceso de legalización.
Más información sobre la legalización de documentos oficiales extranjeros
Los documentos emitidos en países que son parte del Convenio de La Haya de 05.10.1961, que suprime el requisito de legalizar documentos oficiales extranjeros, no requieren legalización. Los documentos procedentes de los países que son parte de este convenio solo requieren una cláusula de apostilla.
La lista de países que son parte en este convenio puede consultarse en el sitio web de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, en la siguiente dirección: Lista de países que son parte en el Convenio de La Haya.
Cláusula de apostilla
Se trata de un certificado del carácter oficial de un documento, que debe obtenerse de la oficina competente en el país donde se emitió el documento. En Polonia, la cláusula de apostilla se concede en principio en el Ministerio de Asuntos Exteriores, pero la ley indica los tipos de documentos para los que otras autoridades son competentes. En relación con los documentos emitidos por las universidades, la autoridad competente es el director de la Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA) [la Agencia Nacional para el Intercambio Académico], y en el caso de las escuelas de arte, el ministro de Cultura y Patrimonio Nacional. Para los documentos escolares, las autoridades competentes son el Ministro de Educación Nacional o el supervisor de educación competente para la sede de la escuela, o el director de la comisión de examen del distrito (según el tipo de documento).
La cláusula de apostilla tiene la forma de una pegatina impresa. Para algunos documentos, se requiere una autentificación adicional en Polonia antes de obtener la apostilla (p. ej., documentos judiciales y notariales, en el tribunal de distrito competente).
En los países que son parte del Convenio de La Haya de 05.10.1961, que suprime el requisito de legalizar documentos oficiales extranjeros, obtener una apostilla es suficiente para autentificar el documento (no se necesita autentificación adicional en una misión diplomática).
Los procedimientos descritos anteriormente se aplican a los documentos de Polonia. Los documentos extranjeros deben autentificarse en oficinas extranjeras.
Los documentos emitidos en países pertenecientes a la Unión Europea que se vayan a presentar en Polonia no requieren legalización ni cláusula de apostilla.
Antes de llegar a Polonia, vale la pena verificar el procedimiento de autentificación de los documentos que pretendemos utilizar en Polonia, y obtener los certificados de las autoridades competentes del país donde se emitieron. Del mismo modo, cuando se planea salir de Polonia (p. ej., tras finalizar los estudios universitarios), es necesario verificar los procedimientos que permitirán utilizar en el país de destino el diploma o certificado obtenido.
Base jurídica:
Convenio por el que se suprime la exigencia de legalización de documentos extranjeros, redactado en La Haya el 5 de octubre de 1961 (Boletín Oficial de 2005, Núm. 112, punto 938)
Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, relativo al fomento de la libre circulación de los ciudadanos mediante la simplificación de los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) núm. 1024/2012 (Boletín Oficial UE «L» Núm. 200 de 26.7.2016, pág. 1).
Ley de 7 de julio de 2017 sobre la Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej [Agencia Nacional para el Intercambio Académico] (Boletín Oficial de 2023, 843).
Ley de 20 de julio de 2018 – Ley de Educación Superior y Ciencia (es decir, Boletín Oficial de 2024, puntos 1571).
Ley de 22 de marzo de 1989 sobre artesanía (Boletín Oficial de 2020, punto 2159).
Ley de 30 de mayo de 1989 sobre las Cámaras de Comercio (Boletín Oficial de 2019, punto 579).
Reglamento del Ministro de Educación y Ciencia de 7 de junio de 2023 sobre certificados, diplomas estatales y otros impresos (Boletín Oficial de 2023, punto 1120)
Reglamento del Ministro de Cultura y Patrimonio Nacional de 16 de abril de 2020 sobre certificados, diplomas estatales y otros impresos de escuelas públicas e instituciones artísticas (Boletín Oficial de 2020, punto 813; de 2022, puntos 900, 1217).
Reglamento del Ministro de Justicia de 28 de enero de 2002 sobre actividades específicas de los tribunales en el ámbito de los procedimientos civiles y penales internacionales en las relaciones internacionales (Boletín Oficial de 2014, punto 1657; Boletín Oficial de 2019, punto 2398; de 2022, punto 1342)
Reglamento del Ministro de Educación Nacional de 10 de enero de 2017 sobre el examen de aprendizaje, el examen de maestría y el examen de aptitud profesional realizado por las comisiones examinadors de las cámaras de oficios de artesanía (Boletín Oficial de 2017, puntos 89, 1607. De 2019, punto 2468; de 2024, punto 600)
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